Fordelar og ulemper med rutinar og prosedyrar
Ein rutine er gjerne prega av å vere uformell, men er innarbeidd praksis i verksemdene.
Ein av fordelane med rutinar er at de ikkje treng å fylle opp prosedyrane med enkle oppgåver som mange opplever som heilt innlysande. Det vil elles lett føre til undergraving av internkontrollsystemet. Det er ikkje nødvendig at det står i ein skriftleg prosedyre at de skal telje lus kvar veke og rapportere tala til Mattilsynet. Slike handlingar blir normalt ein del av «den daglege donten». Det følgjer dessutan ganske klart av luseregelverket som bransjen kjenner godt. Nytilsette glir fort inn dette systemet og risikoen for svikt er gjerne liten. Rutinar er relativt enkle, uformelle og gir eit visst handlingsrom. Ulempa kan vere at dei ikkje alltid blir forstått på same vis og at dei kjennest uforpliktande. I det vesle selskapet går dette gjerne fint, det er ofte same personane som tar hand om oppgåvene dag etter dag. Til dømes vil den som rapporterer lusetala gjere det regelmessig og etter eit fast mønster som er praktisk. Det avgjerande er at rutinen fungerer.
Men korleis skjer luserapporteringa i dei store verksemdene med mange lokalitetar og mange ansvarlege? Er det der behov for eit felles handlingsmønster som er skriftleg formulert i ein prosedyre? Svaret er nokre gongar ja, men ikkje alltid. I nokon samanhengar er det veldig viktig at ei handling blir utført på ein heilt bestemt måte, kanskje fordi det er knytt risiko til alternative handlingsmåtar. Skriftlege prosedyrar kan vere avgjerande for å nå måla dykkar. Eit slikt mål kan vere å sikre at drifta er i tråd med regelverket. Men prosedyrar kan også nyttast for å nå eigne interne mål.
Det er fleire fordelar med prosedyrar. Veldig ofte er sjølve utviklinga av ein prosedyre ein konstruktiv prosess sidan det kan dukke opp spørsmål som de ikkje har tenkt grundig gjennom frå før. Når de først har laga prosedyren, kan det redusere ulik forståing av kompliserte problemstillingar og meir tilfeldig handtering av fisken. Prosedyren gir også nytilsette eller den prosedyren er mynta på høve til å lese seg opp på enkelt vis når dei har behov for det. Prosedyrane kan med fordel også nyttast i opplæringssamanheng. Ulempa med skriftlege prosedyrar er at det kan bli (for) mange av dei, og då aukar faren for at systemet blir uoversiktleg og lite brukarvenleg.