Skriftlege prosedyrar og anna dokumentasjon kan lett bli forelda. Det er fornuftig å innføre eit system for oppdatering, til dømes ein årleg gjennomgang. Det er ein klassisk måte til å undergrave eige styringssystem ved å la prosedyrar og handlingsplanar «rotne på rot». Datering kan vere til god hjelp.
Leiarane i verksemda må sikre at det er samsvar mellom praksis og etablerte prosedyrar. Manglande oppfølging frå leiinga aukar risikoen for at det skjer feil. Svikten kan kome av at arbeidet ikkje blir utført slik det er lagt opp til. Men det kan også skje at ein prosedyre som er forelda, faktisk blir brukt.
Ein annan klassisk svikt er manglande ansvarsavklaring. Det må gå fram av prosedyrane kven som har det overordna ansvaret for arbeidsprosessen og kven som har ansvaret for å gjennomføre oppgåvene i tråd med prosedyrane.
I enkelte samanhengar vil utydeleg styring vere utfordringa. Det kan vere at prosedyren ikkje forklarar formålet på ein god måte eller at det ikkje er klart kva som eigentleg skal gjerast. Nokre prosedyrar peiker berre på ei problemstilling og seier at dette må i så fall vurderast. Problemet kan vere at verksemda har mista kontrollen over lakselus og «løysinga» er at tiltak må vurderast saman med fiskehelsetenesta eller lokalitetsansvarleg. Ein slik prosedyre vil som regel vere bortimot verdilaus. Har ein mista kontrollen med lakselus, kan det vere meir aktuelt å omtale konkret kva som skal til for at verksemda skal tømme anlegget for fisk.
Det er som regel klokt å la dei tilsette få bidra i utviklinga av dei prosedyrane der innhaldet gjeld deira eigne arbeidsoperasjonar, om ikkje anna at dei får høve til å kome med innspel til innhaldet. Det er viktig å nytte kompetansen i verksemda og bruke den rett, både realkompetanse og formell kompetanse kan ha verdi.
Dei skriftlege prosedyrane og internkontrollsystemet generelt må lagast med formålet om å bli ein betre organisasjon, ikkje for å tekkast styresmaktene. Det er avgjerande å etablere ein forbetringskultur.