Du skal ha en rutine for dokumentstyring
Hensikten med en rutine for dokumentstyring er å holde orden på bedriftens dokumenter og sikre at bare godkjente og oppdaterte versjoner brukes. Systemet er også viktig for å vise at rutinene fungerer godt.
En rutine for dokumentstyring skal gjelde alle dokumenter i ditt styringssystem som
- rutiner
- registreringsskjema
- analysebevis
- attester og sertifikater
- leverandør og produktvurderinger
- produktspesifikasjoner
- farevurdering mm.
Hvert dokument bør utstyres med en topptekst med opplysninger som kan identifisere dokumentet og hvilken utgave av dokumentet det er.
Rutinen bør også oppgi hvor attester, registreringer, sjekklister og andre dokumenter skal arkiveres.