4.6 Faste rapporteringskrav – administrative forhold
Omtale av digitalisering og IKT er lagt inn under punkt 4.1.
Mattilsynets bidrag til totalforsvaret
Vi har prioritert deltagelse i sentralt totalforsvarsforum. Mattilsynet er en av de faste deltagerne i kriseutvalget for atomberedskap, som er et sivilt-militært utvalg ansvarlig for å koordinere akuttfasen av en atomhendelse. Som følge av invasjonen i Ukraina har det også i 2023 vært mye aktivitet i kriseutvalget. Vi har også prioritert deltakelse i helseberedskapsrådet, som nå heter Utvalg for sivil – militært samarbeid og i beredskapsutvalget for biologiske hendelser (BUB), som nå heter utvalg for smittevern.
Med den nye helseberedskapsmeldingen som kom i november 2023 skal helseberedskapen i Norge utvikles og forbedres. Mattilsynet er fast medlem i det nye helseberedskapsrådet, og skal også lede ett av seks prioriterte utvalg, nasjonalt utvalg for vannforsyning. Vi forventer også å videreføre vår deltakelse i de tre utvalgene nevnt over.
I forbindelse med planleggingen av øvelse Nordic Response meldte Forsvaret behov for tilrettelegging for økt mobilitet mellom de tre nordiske landene for å styrke det øvingsmessige utbyttet. Vi har utarbeidet en midlertidig forskrift for øvelsen. Forskriften gir unntak fra enkelte av kravene til sanering av militært materiell som krysser grensen inn til Norge fra Sverige eller Finland, i et avgrenset geografisk område og et avgrenset tidsrom.
Visse vilkår må være oppfylt for at unntakene skal kunne benyttes. Disse vilkårene er tenkt å hindre at alvorlig smittsom plante-, fiske- og dyresykdom kommer til Norge i forbindelse med øvelsen.
Gjennomførte øvelser
Vi deltok i Sivil-militær Øvelse GRAM i november. Vår erfaring er at aktiv tilstedeværelse under øvelser og håndtering av hendelser bidrar til felles situasjonsforståelse. Internt og eksternt bruker våre liaisoner erfaringene fra liaisonering som eksempel på konstruktivt tverretatlig samarbeid med forsvaret, for å skape en felles forståelse av totalforsvarets betydning i samfunnet sett ut fra dagens sikkerhetssituasjon. Hindringer for god håndtering ryddes av veien. Vi har erfart at det oppstår kommunikasjonsproblemer når graderingen går høyere enn begrenset.
Vi deltok i alle deløvelsene under atomberedskapsøvelsen Arctic REIHN, og øvet på nytt planverk og ny beredskapsorganisering. Hovedøvelsen for oss var Control Post Exercise (CPX) der Kriseutvalget for atomberedskap (KU) ble øvet, og vi hadde stab på hovedkontoret og i region nord. Øvelsen ga nyttige erfaringer om hvordan en kan effektivisere håndtering både i KU og i etaten, og har økt kompetansen og håndteringsevnen, knyttet til atomhendelser generelt, og hendelser i Norge.
Alle regionene har gjennomført både felt og table-top-øvelser med fokus på fugleinfluensa og svinepest, også med eksterne aktører.
Risiko- og sårbarhetsvurderinger
Det er gjennomført tolv risiko- og sårbarhetsvurderinger i avdeling Utvikling i forbindelse med anskaffelse av nye programmer/tjenester. I tillegg har det blitt gjennomført en risiko- og sårbarhetsvurdering av en sak som er gradert etter sikkerhetsloven.
Personalforvaltning, jf. punkt 3.5:
Se vedlagte aktivitets- og redegjørelsesrapport i forbindelse med vårt arbeid for å oppfylle aktivitetsplikten både som offentlig myndighet og som arbeidsgiver.
Status og utvikling på blant annet antall ansatte, antall avtalte årsverk og antall utførte årsverk, frivillig og ufrivillig deltid, midlertidig ansatte og sykefravær fordelt på kjønn, antall lærlinger og krav i likestillings- og diskrimineringsloven § 26 ligger i statistikkvedlegget i tabellene 32, 34, 35, 42, 43 og 44.
Vi skal ha en helsefremmende arbeidsplass der medarbeiderne trives, og målet for sykefraværet er under 4,9 prosent. Tiltak i HMS-handlingsplan skal bidra til at vi når målet om redusert sykefravær, og at vi utvikler et godt og trygt arbeidsmiljø.
Sykefraværet ble fulgt opp i arbeidsmiljøutvalgene både sentralt og lokalt. Sykefraværet totalt for året gikk noe ned fra 6,2 prosent i 2022 til 6,0 prosent i 2023. Sykefraværet i Mattilsynet ligger omtrent på samme nivå som Norge totalt, som har 6,7 prosent i tredje kvartal (Nav.no). Vi har hele tiden hatt ambisjon om å få ned sykefraværet og vil jobbe kontinuerlig med å forebygge sykefravær og følge opp ansatte med sykdom.
Vi har gjennomført en analyse av sykefraværet, som er fremlagt for sentralt arbeidsmiljøutvalg. Ett av hovedtiltakene er å øke kompetansen hos ledere til oppfølging av langtidssyke.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Vi har jobbet systematisk for å få oversikt over risikofaktorer knyttet til HMS-området. For å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet har vi gjennomført Medarbeiderundersøkelsen i Staten (MUST). Resultatet av MUST ga oss tre sentrale områder å jobbe videre med; kontroll over avgjørelser, kvalitativ jobbusikkerhet og kompetanse. MUST har blitt fulgt opp på alle nivåer i organisasjonen. Basert på kartlegginger som MUST, vernerunder og avviksgjennomgang, har vi utarbeidet en overordnet HMS-risikovurdering.
MUST
En MUST er et kunnskapsbasert, digitalt verktøy for medarbeiderundersøkelser. Verktøyet er utviklet for virksomheter i det statlige tariffområdet. MUST kartlegger et bredt utvalg arbeidsmiljø-faktorer.
Risikovurderingen har gitt oss en oversikt over risikobildet, både i vårt indre arbeidsmiljø og med hensyn til ytre faktorer. De ytre faktorene med høyest risiko handler om å bli utsatt for trakassering, trusler og vold. Vi har gjennomført samlinger for store deler av virksomheten, hvor ansatte har blitt kurset innen dette temaet. Kurset sikrer en felles forståelse av risiko i møtet med sinte og aggressive tilsynsobjekter og sikrer at vi opptrer som ett lag i møtet med disse, og dermed kan forebygge trakassering, trusler og vold.
På høsten anskaffet vi et nytt sikkerhetskurs. Kurset har fokus på sikkerhet på sjø, sikkerhet i høyden og sikkerhet i lukkede rom og tanker. Kursets hovedmål er at våre inspektører skal gjenkjenne potensielle farer på forhånd for å kunne unngå dem.