Forbedring av forvaltningskvaliteten
Kvalitetsarbeid
Nytt kvalitetssystem
Nytt kvalitetssystem ble lansert 11. november. Systemet gjør det enklere for ansatte å finne informasjonen de trenger. Det har kommet gode tilbakemeldinger fra alle deler av organisasjonen. Det gjenstår fortsatt noe arbeid med å gjøre dokumentene mer brukervennlige.
Både kvalitetssystemet og systemer for økonomi- og virksomhetsstyring, som komplementerer hverandre, skal sikre mer enhetlig oppgaveløsning i Mattilsynet.
Videreutviklet løsning for kvalitetssikring
I september innførte vi en ny instruks for kvalitetssikring av saksbehandling i regioner og tilsynsdivisjoner. Kvaliteten skal sikres i all saksbehandling slik at alle dokumenter vi sender ut skal være tydelige, enkle å forstå for mottaker og ha tilstrekkelig faglig og juridisk kvalitet. Vi stiller høyere krav til grundighet og kvalitetssikring jo større konsekvenser myndighetsutøvelsen vil ha for brukerne våre og for hensynene vi skal ivareta gjennom den offentlige kontrollen.
I år har vi gjennomført flere generelle kompetansetiltak rettet mot våre inspektører. Det krever kontinuerlig innsats å sikre kvaliteten på saksbehandlingen og den offentlige kontrollen. Vi vil fortsette å gjennomføre interne kompetansetiltak og forbedre kontrollveilederen og styringsdokumenter slik at alle ansatte har nødvendig forvaltningskompetanse i tillegg til relevant naturfaglig bakgrunn. Den nye organiseringen av tilsynet fra 1. mai 2025 vil legge til rette for mer fagtilpassede kompetansetiltak som forventes å heve kvaliteten ytterligere.
Klagesaksbehandling
Klagesaksenheten er Mattilsynets klageinstans etter både forvaltningsloven og offentleglova. Klagesakene vi er klageinstans for etter forvaltningsloven, er på de ulike områdene vi fører offentlig kontroll med.
Vi løste totalt flere klager enn vi mottok gjennom året. Dette lyktes vi med blant annet fordi det totale antallet nye klagesaker er redusert.
Særlig stor er reduksjonen av klagesaker etter offentleglova om innsyn. Reduksjonen skjedde etter at vi startet et arbeid med ett felles innsynsteam for regionene som arbeider spesialisert med denne oppgaven. Dette har gitt høyere kvalitet i saksbehandlingen og dermed mer enn halvert antallet innsynsklagesaker – se også avsnittet om innsynshenvendelser nedenfor.
Antallet nye klagesaker etter forvaltningsloven økte med 16 prosent, sammenliknet med året før.
Omgjøringsandelen er på 20 prosent for klagesaker etter forvaltningsloven og 32 prosent på klagesaker om innsyn.
Vi har som ambisjon at 9 av 10 påklagede førsteinstansvedtak er fattet på riktig måte med gode begrunnelser, godt dokumenterte fakta og korrekt regelverksforståelse. Andelen var 8 av 10 for klagesaker etter forvaltningsloven og 6,8 av 10 for klagesaker etter offentleglova. Tallene for 2023 var henholdsvis 7,9 og 5,9.
Vi bruker erfaringer fra klagesaksbehandlingen til læring og forbedring av kvaliteten på vår saksbehandling. Ved å legge ut sammendrag av viktige klagesaker på nett legger vi til rette for relevant informasjon om praksis til våre interessenter.
Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 433 dager. At vi har løst flere gamle saker trekker saksbehandlingstiden opp. Dette er vi ikke fornøyd med og lang saksbehandlingstid er en utfordring både for virksomhetenes rettsikkerhet, men også for vår egen virksomhet. Det har over tid vært satt av flere ressurser på dette området, og selv om vi ser en positiv effekt, vil det fortsatt ta tid å ta ned etterslepet.
Innsynsarbeid forbedrer tjenester for omverden og forebygger klagesaker
Mattilsynet får mange innsynskrav og i april startet vi et felles innsynsteam for regionene. Det består av administrativt personell, jusstudenter og fagansvarlig jurist. Målet er å effektivisere saksbehandlingen, øke kvalitet på behandlingen av innsynskrav, samordne og forbedre rutiner. Fra innsynsteamet ble startet innvilger vi helt eller delvis om lag 50 prosent mer enn tidligere, og har 65 prosent nedgang i antall klager.
Omgjørelsesprosenten etter behandling i klagesaksenheten har også gått ned fra 46 til 32 prosent. Innsyn er viktig for omverden og Mattilsynet, og dette er en positiv utvikling.
Samtidig er vi ikke i mål med restansene. Dette er en svært manuell jobb, og mengden innsyn har økt fra ca. 25 000 innsynskrav i 2021 til ca. 45 000 i 2024. Vi ser på tilførsel av ressurser og andre tiltak for å ta ned saksbehandlingstid.
Revisjoner
Riksrevisjonssaker
Riksrevisjonen hadde ingen vesentlige merknader til årsregnskapet for 2023. Enkelte forhold Riksrevisjonen påpekte innenfor internkontrollgebyr har vi forbedret. Dette er et område vi har utfordringer på, i påvente av nytt og forenklet gebyrregelverk, som er en forutsetning for å kunne ta i bruk nye tekniske løsninger innen gebyrforvaltningen.
Resultatene fra tidligere forvaltningsrevisjoner følges opp gjennom blant annet retningslinjen for oppfølging av kronisk dårlig dyrehold og omorganisering av det utøvende tilsynet fra 1. september med tilsynsdivisjon akvakultur.
ESA-revisjoner
ESA har i år gjennomført revisjon av vår offentlige kontroll når det gjelder dyrevelferd ved transport og hold av gris, og importkontroll av produkter av ikke animalsk opprinnelse fra land utenfor EØS. ESA har i tillegg gjort en skrivebordsanalyse av vår gjennomføring av overvåking og kontroll knyttet til fristatus for enkelte dyresykdommer. Revisjonene og gjennomgangen har gitt oss noen avvik som følges opp.
Fra og med 2024 vil ESA oppdatere Country Profile (CP) del II årlig med en oversikt over status for avvik, i stedet for hvert 3.– 4. år som tidligere, som ledd i den generelle gjennomgangen.
ESA har lukket ti åpne avvik i CP del II etter informasjon de har fått fra oss gjennom året. Det står nå seks åpne avvik igjen i CP del II i tillegg er det kommet til noen nye etter fjoråret og årets revisjoner. Vi anser at vi totalt står med ti avvik vi oppfatter som åpne.
Vi har i år endret våre rutiner for oppfølging av ESA avvik:
- Vi gjennomfører konsekvent rotårsaksanalyser for å sikre at avvik blir lukket og ikke oppstår igjen.
- Vi gir ESA helhetlig statusoversikt på vår oppfølging av avvik tre ganger årlig. Dette gir oss bedre oversikt over status og gjør det enklere å følge opp horisontale avvik (systematiske utfordringer på tvers av ulike områder).
Internrevisjon
Mattilsynet har egen internrevisjonsfunksjon som rapporterer til administrerende direktør.
Etter en intern vurdering av videre organisering av internrevisjonsfunksjonen i 2023/2024, ble det gjennomført en anskaffelsesprosess for ekstern leveranse av revisjonstjenester. I tredje tertial inngikk vi kontrakt med et revisjonsfirma som vil bistå med to internrevisjoner i 2025.
Politianmeldelser og straffesaker
Antall politianmeldelser har gått noe ned fra året før. Nedgangen gjelder særlig brudd på dyrevelferdsloven og dyre- og fiskehelselovgivningen. Likevel er brudd på dyrevelferdsloven stadig det saksområdet hvor vi har flest anmeldelser.
Vi ser en økning i anmeldelser av trussel/sjikane mot offentlig tjenestemann. Hoveddelen av anmeldelsene gjelder trusler/sjikane og vold mot våre inspektører og knytter seg til tilsyn med overholdelse av dyrevelferdsloven. Mattilsynets ledelse har vært tydelig på at slike saker skal anmeldes, noe som kan bidra til de siste årenes økning av denne typen anmeldelser. Figuren under viser hvordan anmeldelsene fordeler seg på saksområdene våre.
Det er behandlet 49 straffesaker i domstolene eller ved ileggelse av bot. 46 saker henlagt. Disse tallene omfatter både saker anmeldt i 2024 og tidligere år.
Søksmål mot staten og sivile saker
Vi fikk totalt 19 avgjørelser fra domstolene etter stevninger/forføyninger rettet mot Staten v/Mattilsynet. 13 avgjørelser er avsagt av tingrettene, og 5 fra lagmannsrettene. I tillegg foreligger det en avgjørelse fra forliksrådet, der det var framsatt krav direkte mot to ansatte med påstand om erstatning.
Syv avgjørelser (fem fra tingrettene og to fra Lagmannsrettene) gjaldt midlertid forføyning, for å stanse effektuering av Mattilsynets vedtak. Ingen av disse førte fram.
De øvrige tolv avgjørelsene gjaldt stevninger, enten med krav om erstatning eller påstand om ugyldig vedtak. I to saker ble staten dømt til å betale erstatning, hvorav den ene var etter saksøkers anke til lagmannsretten der staten hadde fått medhold i tingretten. De øvrige stevningene førte ikke fram.