Slik går dere fram for å knytte dere til kontrollordningen

Publisert

18.06.2024

Beskrivelsen skal vise hvordan dere produserer, foredler, pakker, lagrer og/eller importerer/eksporterer økologiske produkter. Dere skal også opplyse om navn og adresse til den som er driftsansvarlig, samt eventuelle opplysninger om andre som kan undertegne for virksomheten. Søknad om tilknytning sammen med beskrivelsen av driften og aktuell dokumentasjon danner grunnlaget for behandlingen av søknaden. Dere er tilknyttet kontrollordningen hvis søknaden blir godkjent.

Dokumentasjon som skal legges ved søknad om tilknytning og beskrivelse av driften:

• Navn og adresse til den som er driftsansvarlig, samt eventuelle opplysninger om andre som kan undertegne for drifta.
• En fullstendig beskrivelse av anleggene på land og til sjøs; kart med inntegnet plassering av lokaliteter, lokalitetsnummer
• Eventuelt miljøvurderingen som beskrevet i kapittel 2.1
• Eventuelt planen for bærekraftig forvaltning som beskrevet i kapittel 2.1
• For viltvoksende tang og tare en fullstendig beskrivelse og et kart over innsamlingsområdene på kysten og til sjøs over områder på land der virksomhet etter innsamling finner sted
• For bløtdyr som produseres som bunnkultur et sammendrag av det særskilte kapittel i planen for bærekraftig forvaltning som beskrevet i dyrkingsregler i kapittel 5.1

For mer informasjon om tilknytning til kontrollordningen, se debio.no.

Debio kontrollerer virksomhetene årlig

Debio utfører årlig kontroll av alle virksomheter som er tilknyttet kontrollordningen. I utgangspunktet skal den årlige kontrollen være et fysisk kontrollbesøk, men for virksomheter som er vurdert til å være i laveste risikogruppe skal det kun være fysisk kontroll med minimum 24 måneders intervall. En forutsetning for å bli vurdert som en virksomhet med lav risiko er at det ikke er registrert avvik som påvirker økologisk status de siste 3 årene . For slike virksomheter skal det uansett være en årlig verifikasjon (dokumentkontroll) av at produksjonen er i henhold til økologiregelverket. Det er også andre forhold enn avvik som avgjør en virksomhets risikogruppe, for eksempel type aktivitet.

Ved fysisk kontrollbesøk registrerer og samler revisoren fra Debio inn nødvendige opplysninger og gir veiledning om regelverket. Etter hvert besøk skriver Debio en revisjonsrapport, som underskrives både av revisor og en representant for virksomheten. Hvis revisoren har funnet avvik under besøket, vil det være beskrevet i rapporten sammen med informasjon om videre håndtering.

Informasjon innhentet under eller i etterkant av revisjonen vil bli vurdert av en saksbehandler i Debio, og det vil bli fattet vedtak om produksjonen godkjennes. Du vil motta et sertifikat med oversikt over produksjonene Debio har registrert på din virksomhet.

Debio skal også foreta risikobaserte tilleggskontroller av et utvalg av de økologiske virksomhetene. Disse er i hovedsak uanmeldte. Debio tar også ut stikkprøver av et utvalg av økologiske produkter for å sjekke om produksjonen er i henhold til regelverket.

Debio skal ha tilgang til opplysninger og dokumentasjon

Når Debio kommer på kontrollbesøk, skal dere gi Debio adgang til alle deler av virksomheten. Hvis dere har parallellproduksjon, det vil si flere produksjonsenheter med separat økologisk og ikke-økologisk produksjon, gjelder dette også den ikke-økologiske delen av virksomheten. Debio skal ha tilgang til alle lokaler, til regnskapet og relevante regnskapsbilag, og til alle andre opplysninger som anses nødvendige for kontrollen. Når Debio krever det, skal dere legge fram resultater av egne kontroll- og prøvetakingsprogrammer. Importører og førstemottakere må i tillegg legge fram importsertifikater for import fra tredjeland.

Når Debio kommer på kontroll, bør dere ha dokumentasjon og journal over produksjonen tilgjengelig.

Journal over produksjonen

Dere skal føre journal over produksjonen i form av et register som til enhver tid skal være tilgjengelig for Debio i driftsenhetens lokaler.

Registeret kan være en del av produksjonsstyringssystem som Fishtalk ®, Farmcontrol ® eller tilsvarende, og rapporter med nødvendig informasjon kan hentes ut før eller under revisjon.

Registeret skal inneholde minst følgende opplysninger:

For tang og tare

For dyrking:

• liste over arter, dato for innhøsting samt mengde som er innhøstet

For innsamling av viltvoksende tang og tare skal registeret også inneholde

• historikk over innhøstingsvirksomhet for hver enkelt art i navngitte felt
• anslag over avlingsvolumer per sesong
• kilder til mulig forurensning av innhøstingsfelt
• bærekraftig årlig avkastning for hvert felt

For akvakulturdyr

• opprinnelse, ankomstdato og omleggingsperiode for dyr som ankommer driftsenheten
• antall partier, alder, vekt og bestemmelsessted for dyr som forlater driftsenheten
• opplysninger om fiskerømninger
• når det gjelder fisk, type og mengde fôr
• veterinærbehandlinger med opplysninger om formål, behandlingsdato, behandlingsmetode, produkttype og tilbakeholdelsestid
• sykdomsforebyggende tiltak med opplysninger om brakklegging, rengjøring og vannbehandling

Krav til underskrevet erklæring om å følge regelverket

Beskrivelsen skal inngå i en erklæring som skal underskrives av den som ansvarlig for driften. Erklæringen skal inneholde en forpliktelse om å

• utøve aktiviteten i samsvar med regelverket for økologisk produksjon, merking og evt. import fra tredjeland.
• fjerne henvisninger til økologisk produksjonsmetode når et eller flere av virksomhetens produkter mister sin økologiske status.
• skriftlig informere kjøper av et produkt om å fjerne uriktige angivelser på produktet som henviser til økologiske produksjonsmetode.

Beskrivelsen skal verifiseres av Debio. Deretter skriver Debio en revisjonsrapport som skal signeres av begge parter. Virksomheten skal i god tid gi melding til Debio om eventuelle endringer i driftsbeskrivelsen eller i de konkrete tiltakene som virksomheten har beskrevet.

Regelverk