Første mottaker skal gjøre mottakskontroll
Første mottaker skal føre register over importerte matvarer, og sjekke at hvert eneste vareparti er i samsvar med reglene før varene omsettes videre.
Register over importerte vareparti
Registeret over importerte varepartier skal inneholde:
- avsenders navn og avsenderland
- varepartiets produksjonsland
- mengde varer
- varegrupper med angivelse av tolltariffnummer (8 siffer) i henhold til inndeling i norsk tolltariff
- dato for mottak
Ved import av animalske næringsmidler og andre varer av animalsk opprinnelse, skal det i tillegg kontrolleres at
1. partiet følges av handelsdokument, veterinærsertifikat eller annen pålagt dokumentasjon. Grensekontrollpliktige næringsmidler skal følges av CHED.
2. det er samsvar mellom dokumentasjonen i nr. 1 og vedkommende vareparti.
3. varene er forskriftsmessig stempelmerket.
Register over mottatte leveranser skal oppbevares i to år. Det samme gjelder handelsdokumenter eller veterinærsertifikater som har fulgt med varene.
Rutine for fysisk mottakskontroll
I tillegg til register over mottatte varepartier, må du som importør i samarbeid med første mottaker, lage rutiner for en fysisk mottakskontroll.
Eksempler på hva som kan kontrolleres:
- Er merkingen på norsk, eller må varene merkes om før de kan omsettes til forbruker?
- Har varen tilstrekkelig holdbarhet?
- Er temperaturkravene oppfylt?
- Er det behov for å ta prøver av varen?
- Stemmer den medfølgende dokumentasjonen (for eksempel faktura, sertifikater og transportdokumenter)?
- Er sporbarheten ivaretatt – kan varen spores ett ledd tilbake (til leverandør) og ett ledd frem (til mottaker/kunde)?
- Er emballasjen hel og ren – er kravene til treemballasje oppfyllt?
Avtale med første mottaker
Hvis du ikke er første mottaker selv, må du sikre at første mottaker er kjent med sine plikter. Det er anbefalt å lage en skriftlig avtale mellom deg som importør og første mottaker. Avtalen må beskrive plikten til å føre register over mottatte vareparti og å utføre en fysisk mottakskontroll. Første mottaker må varsle importøren om det avdekkes avvik under mottakskontrollen.
