Slik fyller du ut en forhåndsmelding
Tilsynskontoret vurderer om kravene i sertifikatet som forhåndsmeldes, er oppfylt av produsent og eksportør, og om forhåndsmeldingen er korrekt utfylt.
Tilsynskontoret er det Mattilsyn-kontoret som fører tilsyn med produsenten.
Forhåndsmelding sender du inn i Mattilsynets skjematjeneste:
Utfylling av felt i forhåndsmeldinger
Du skal alltid oppgi korrekte opplysninger i forhåndsmeldingen og kvalitetssikre disse. Feil kan medføre problemer ved mottak i importlandet.
Kontaktperson:
- Kontaktperson hos søker, som kan kontaktes ved spørsmål. For hurtigst mulig saksbehandling er det viktig at denne personen er tilgjengelig.
Eksportør:
- Den som er ansvarlig for eksporten overfor Mattilsynet.
- Eksportør skal være et norskregistrert firma eller et norskregistrert firma som opptrer på vegne av en utenlandsk bedrift.
Partiet er tilgjengelig for inspeksjon hos (fra og til dato og klokkeslett):
- Partiet må være i Norge og tilgjengelig for inspeksjon innenfor hele den angitte tiden, som må være innenfor vår åpningstid. Hvis det oppstår avvik fra dette, skal vi informeres straks.
- Tidsrommet partiet er tilgjengelig må være stort nok til at vi har en reell mulighet til å planlegge og utføre et tilsyn med partiet.
- Det er vanskelig å fastsette hvor lenge partiet skal være tilgjengelig for inspeksjon. Dette avhenger blant annet av avstanden mellom tilsynskontoret og produsenten. Vi anbefaler at varene er tilgjengelig for inspeksjon i minst 24 timer. Dersom det ikke er nok tid til å inspisere partiet, kan vi avslå søknaden.
- Varene skal være ferdig produsert når partiet er tilgjengelig for inspeksjon. Unntaket er fersk laksefisk, hvor vi kan inspisere partiet mens det produseres.
Partiet er tilgjengelig for inspeksjon hos (firma/sted):
- Firma/sted hvor varepartiet er tilgjengelig for kontroll. Stedsangivelsen skal være eksakt slik at det er mulig å finne partiet.
Sertifikatmal:
- Du skal vite hva importlandet krever før varene sendes ut av Norge. Du skal vite hvilket sertifikat du skal bruke og om du trenger andre eksportdokumenter. Du skal vite hvilke krav importlandet stiller til varene og produsenten, og du skal sikre at disse kravene er oppfylt.
- Forhåndsmeldingen kan ikke brukes til andre sertifikatmaler enn den valgte.
Produksjonsperiode:
- Forhåndsmeldingen kan sendes inn før varene er ferdig produsert. Vi behandler forhåndsmeldingen siste produksjonsdag.
Antall enheter/mengde (kg):
- Du kan angi estimert antall enheter og mengde (kg).
Godkj. nr./pakkenr.:
- I feltet for produsent tillates ikke ord eller begrep som "on behalf of" eller lignende.
Tilstand og behandlingsmåte:
- Dette feltet flettes direkte inn i sertifikatet fra forhåndsmeldingen og må oppgis på engelsk, eventuelt spansk, portugisisk eller fransk, avhengig av type sertifikat.
- Feltet skal inneholde en beskrivelse av produktet. Beskrivelsen skal stemme overens med tilstanden og behandlingsmåten til det fysiske partiet og hvordan det er merket.
o Eksempler på tilstand: alive, fresh, frozen, canned, oil, meal, powder.
o Eksempler på behandlingsmåte: round, gutted, head on, head off, fillet, dried, salted, smoked, breaded. - Opplysningene må være beskrivende nok til at Mattilsynet kan vurdere forhåndsmeldingen og sertifikatsøknaden. Dersom det mangler nødvendige opplysninger må forhåndsmeldingen og eventuelt sertifikatsøknaden sendes inn på nytt.
- I forhåndsmeldingen for "1.1.75 Australia, helsesertifikat, laksefisk" og "1.1.72 Australia, helsesertifikat, laksefisk for videre bearbeiding i utlandet" skal både tilstand og behandlingsmåte alltid fremkomme i feltet.
Fisketilstand:
- Fisketilstand (ambient, fersk, frossen) skal samsvare med varenes temperatur og merking.
Registrer vedlegg:
- På dette trinnet kan du laste opp tilleggsopplysninger, som for eksempel påkrevde egenerklæringer eller bilde av etikett.