Regnskap, mengdebalanse og sporbarhet i økologisk næringsmiddelproduksjon
Dere må sikre dokumentasjon over bruken av alle innkjøpte innsatsvarer som er benyttet i den økologiske produksjonen. All dokumentasjon skal være tilgjengelig for Debio ved behov.
Debio gjennomfører årlig en stikkprøvekontroll av sporbarhet og mengdebalanse. Formålet med kontrollen av sporbarhet er å verifisere at sporbarhet i alle faser av produksjon, foredling og omsetning av økologiske produkter er sikret. Formålet med kontrollen av mengdebalanse er å kontrollere om det er balanse mellom mengde økologiske råvarer innkjøpt, lagret og økologiske produkter omsatt i markedet.
For å sikre sporbarhet og mengdebalanse må dere føre oversikt over beholdning og regnskap for enheter eller lokaler, slik at dere kan legge fram nødvendig dokumentasjon for Debio.
Dette må dere kunne dokumentere:
- Leverandør, selger, eller eksportør av produktene
- Produkttype og mengden av innkjøpte økologiske varer
- Alle innkjøpte innsatsmidler og bruken av disse
- Produkttype og mengde av de økologiske produktene som oppbevares i lokalene
- Produkttype, mengde og mottaker for alle de solgte økologiske produktene
- Eventuelle tap i produksjonen
- Bruk av ikke-økologiske ingredienser
- Resepter som viser mengden av ulike ingredienser i sammensatte produkter
- For virksomheter som ikke lagrer eller fysisk håndterer økologiske produkter, må det dokumenteres leverandører, mottakere, produktnavn og mengden av økologiske produkter som er kjøpt og solgt
Opplysningene i regnskapet skal dokumenteres med relevante regnskapsbilag. Regnskapet skal vise balansen mellom innkjøp, produksjon og salg (mengdebalanse).