Økologiske næringsmidler: Slik går dere fram for å knytte dere til kontrollordningen
Hvis dere driver med virksomhet som er kontrollpliktig, skal dere søke om sertifisering hos Debio.
For å bli sertifisert som økologisk virksomhet må dere i tillegg til søknaden utarbeide en fullstendig beskrivelse av produksjonsenheten og/eller lokalene og/eller aktiviteten. Beskrivelsen skal vise hvordan dere produserer, foredler, pakker, lagrer og/eller importerer/eksporterer økologiske produkter.
Dere skal også opplyse om navn og adresse til den som er driftsansvarlig, samt eventuelle opplysninger om andre som kan undertegne for virksomheten.
Søknad om tilknytning sammen med beskrivelsen og aktuell dokumentasjon danner grunnlaget for behandlingen av søknaden. Dere er tilknyttet kontrollordningen hvis søknaden blir godkjent.
For mer informasjon om tilknytning til kontrollordningen, se Debios nettsider (debio.no).
Debio skal ha tilgang til opplysninger og dokumentasjon
Når Debio kommer på kontrollbesøk, skal dere gi Debio adgang til alle deler av virksomheten. Debio skal ha tilgang til alle lokaler, til regnskapet og relevante regnskapsbilag og til alle andre opplysninger som anses nødvendige for kontrollen. Når Debio krever det, skal dere legge fram resultater av egne kontroll- og prøvetakingsprogrammer. Importører og førstemottakere må i tillegg legge fram importsertifikater for import fra tredjeland.
Første gang Debio kommer på besøk
I forbindelse med førstegangsrevisjon skal dere
- fastsette alle konkrete tiltak som skal iverksettes i forbindelse med produksjonsenheten og/eller lokalene og/eller aktiviteten for å sikre at regelverket for økologisk produksjon blir overholdt
- utarbeide de konkrete tiltakene som skal treffes for å redusere risikoen for forurensning med ikke-tillatte produkter eller stoffer, og de rengjøringstiltakene som skal treffes på oppbevaringsstedene og tiltak i hele virksomhetens produksjonskjede
Beskrivelsen kan være en del av virksomhetens kvalitetssikringssystem hvis dette er hensiktsmessig.
Krav til underskrevet erklæring om å følge regelverket
Beskrivelsen skal inngå i en erklæring som skal underskrives av den som ansvarlig for driften.
Erklæringen skal inneholde en forpliktelse om å
- utøve aktiviteten i samsvar med regelverket for økologisk produksjon, merking og eventuelt import fra tredjeland
- fjerne henvisninger til økologisk produksjonsmetode når et eller flere av virksomhetens produkter mister sin økologiske status
- skriftlig informere kjøper av et produkt om å fjerne uriktige angivelser på produktet som henviser til økologiske produksjonsmetode
Beskrivelsen skal verifiseres av Debio. Deretter skriver Debio en revisjonsrapport som skal signeres av begge parter. Virksomheten skal i god tid gi melding til Debio om eventuelle endringer i driftsbeskrivelsen eller i de konkrete tiltakene som virksomheten har beskrevet.