Ved brudd på økologiforskriften
Hvis det er tvil om forskriftens krav er oppfylt, skal ikke Mattilsynets lokale avdelinger inkludert grensekontrollstasjoner godkjenne økologiske varepartier i Traces som økologiske.
Varepartier kan imidlertid omsettes som ikke-økologiske dersom generelt regelverk er i varetatt. Det er tillatt at spesifikk informasjon relatert til varepartiet kan legges inn i Traces innen 10 dager etter at sertifikatet er opprettet eller senest før Mattilsynet godkjenner importsertifikatet. Spesifikk informasjon omfatter informasjon relatert til antall kolli, samlet bruttovekt, analyseresultater og handels- og transport dokumenter (for eksempel «bill of lading», faktura, emballasjeliste).
Mangelfulle sertifikater blir ikke akseptert
Mangelfulle sertifikater skal ikke aksepteres. I slike tilfeller kan importøren gis en frist for å skaffe et oppdatert sertifikat, jf. forskrift 23. desember 1998 nr. 1471 om tilsyn og kontroll ved import og eksport av næringsmidler og av produkter av animalsk opprinnelse (importkontrollforskriften), § 13. Det er et krav om at kontrollorganet i tredjeland skal opprette importsertifikatet før varepartiet forlater tredjelandet.
Krav i annet regelverk må også følges
I tillegg til økologiforskriften skal alle relevante krav i næringsmiddelregelverket følges. Dersom et vareparti er bedervet, eller det avdekkes andre brudd på krav i næringsmiddelregelverket, skal vedtaket fattes av Mattilsynet i henhold til de bestemmelser som er brutt.