Dette skal være med i en internkontroll
Internkontrollforskriften handler om at virksomheter skal følge reglene for næringsmiddelområdet på en systematisk måte.
Planlegging: Lag en plan som beskriver hvilke tiltak som skal gjennomføres og når.
Organisering: Sørg for at alle involverte vet hva de skal gjøre.
Utførelse: Gjennomfør tiltakene i henhold til planen.
Vedlikehold: Kontroller regelmessig at tiltakene fungerer som de skal, og gjør nødvendige justeringer.
Dokumentasjon: Hold oversikt over alle tiltak og kontroller, slik at du kan vise at kravene er oppfylt.
Se også denne videoen om hvordan komme i gang med internkontroll:
Dokumentasjon
Internkontroll kan dokumenteres på flere måter, for eksempel gjennom
- prosedyrer og rutiner
- registreringsskjema
- avviksmeldinger
- sjekklister
Dokumentasjonen kan oppbevares i ulike formater. Det kan være en perm, en notatbok, et digitalt dokument eller en app. Du velger selv den løsningen som passer best for dere.
Det viktigste er at dokumentasjonen er kjent, tilgjengelig og brukes aktivt i det daglige arbeidet.
En internkontroll skal ta hensyn til
- hvilke krav i næringsmiddellovgivningen som gjelder for virksomheten
- oversikt over hvordan virksomheten er organisert (ansvar og myndighet)
- rutiner virksomheten følger for å sikre overholdelse av regelverkskravene (se eksempler)
- rutiner for håndtering av avvik (må være skriftlig)
- rutiner virksomheten følger for å hindre gjentagelse av avvik (må være skriftlig)
- rutine for regelmessig gjennomgang av internkontrollen (må være skriftlig)
- rutine som sikrer at kun aktuelle og gjeldende rutiner blir benyttet (må være skriftlig)
Last ned mal: Rutine for gjennomgang av internkontrollen
Internkontrollen skal dokumenteres i den formen og i det omfanget som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.
Når er skriftlige rutiner nødvendig?
Skriftlige rutiner kan være nødvendig når du ønsker
- lik forståelse av arbeidsoppgaver
- ensartet praksis der det stilles krav til gjennomføring
Samtidig er det du som vurderer
- hvilke oppgaver som kan styres gjennom et godt innarbeidet og felles arbeidsmønster
- hva som bør dokumenteres skriftlig for å sikre lik gjennomføring
