Disse rutinene skal være skriftlige
Det er krav til at visse rutiner skal skrives ned. Ut over dette kan du selv velge hvor mye som bør være skriftlig.
Det avhenger blant annet av hvor stor bedriften er, hvor mange som jobber der og hvor omfattede mathåndtering dere har. Tenk praktisk når du lager dine rutiner.
I internkontrollforskriften er det krav om at disse rutinene er skriftlige:
- Rutiner for hvordan dere håndterer avvik og retter opp disse (§5.4)
- Rutiner for hvordan dere hindrer at avvik gjentar seg (§5.5)
- Rutiner for hvordan dere sjekker at det dere har skrevet og det dere gjør stemmer overens (internrevisjon) (§5.7)
- Rutiner for hvordan dere holder internkontrollen oppdatert (dokumentstyring) (§5.8)
Skriftlige rutiner kan også være nødvendig i andre situasjoner, spesielt når du ønsker lik forståelse og ensartet praksis for arbeidsoppgaver som det stilles krav til. Noen ganger kan det også være nødvendig å gjøre kontroller og føre skjema for å dokumentere at praksis skjer som avtalt.
Men det er opp til deg selv å avgjøre hvilke oppgaver som kan styres og kontrolleres gjennom et godt innarbeidet og felles arbeidsmønster, og hva som bør være gjenstand for skriftlighet for å dokumentere ensartet gjennomføring.
Regelverk
Internkontrollforskriften for næringsmidler
§ 4. Plikt til internkontroll - fjerde ledd
Skriftlig dokumentasjon etter denne forskriften skal minst omfatte § 5 (lovdata.no) nr. 4, 5, 7 og 8. Tilsynsmyndigheten kan gi pålegg om skriftlig dokumentasjon utover dette, dersom det anses påkrevet.