Slik kan du forberede deg på besøk fra importland

Publisert

13.01.2025

Som produsent av matvarer kan du få besøk fra myndighetene i landene hvor varene dine importeres. Inntrykket andre lands myndigheter får av virksomheten din, påvirker inntrykket deres av tilstanden for næringen i hele Norge.

I tillegg kan funn importlandet gjør, påvirke markedsadgangen til både dine og andres varer:

Eksport krever markedsadgang

Denne typen besøk er gjerne et samarbeid mellom Mattilsynet, bransjeorganisasjon og de virksomhetene som skal få besøk. Ha tett kontakt med bransjeorganisasjonen din hvis du venter besøk fra importland.

Slik kan du forberede deg på besøket

Forbered deg før besøket

• Finn frem relevant dokumentasjon.
• Forbered deg og kollegaene dine.
• Vurder om det trengs tolk, og undersøk om det er du eller andre som stiller med det (for eksempel bransjeorganisasjonen)
• Vurder også om det trengs servering, og hvordan dere organiserer dette.
• Avklar hvem i ledelsen som skal delta. Representantene forventer å treffe ledelsen i virksomheten.
• Øv deg på å vise internkontrollen, og forbered deg å vise den i praksis i produksjon.
• Helhetsinntrykket teller. Vask og rydd lokalene.
• Vær forberedt på endringer. Forsinkelser eller andre omstendigheter kan skje.

Legg til rette under besøket

• Prøv så langt det er mulig å ha produksjon mens besøket foregår.
• Representantene fra utlandet vil gjerne gjennomføre besøket med denne rekkefølgen: presentasjon – omvisning – oppsummering.
• Svar kort og konsist på spørsmål.
• Hold gruppen samlet, følg soner, følg rutiner for vask/tøy/støvler, og så videre.
• Sørg for at de ansatte følger gjeldende prosedyrer, som verneutstyr, bruk av sluser, åpning/lukking av porter, logistikk, med videre.
• Vær tydelig på hva som kan fotograferes av gjestene, og hva som ikke kan fotograferes.

Følg opp etter besøket

• Ettersend avtalt informasjon så snart som mulig.
• Følg opp og dokumenter at eventuelle avvik lukkes.
• Del gjerne erfaringene dine med andre virksomheter.