Lær om internkontroll

Publisert 21.12.2020     Sist endret 12.01.2021

Importører og første mottakere må ha et internkontrollsystem som sikrer at maten som importeres og omsettes er trygg. Internkontrollen er alle rutinene dere må ha for å sikre at regelverket etterleves og at maten er trygg.

Videoen “Lær om interkontroll” og brosjyren “Rutiner for trygg mat – en innføring i internkontroll og HACCP” gir generell informasjon om internkontroll, men som importør/første mottaker må du tilpasse systemet til egen virksomhet og drift. Tenk enkelt og praktisk og få med alle ansatte.

Spørsmål og svar

Hvilke deler av internkontrollen må være skriftlig?

Det er krav til at visse rutiner skal skrives ned. Ut over dette kan du selv velge hvor mye som bør være skriftlig. Det avhenger blant annet av hvor store dere er, hvor mange som jobber der og hvor omfattede import dere har. Tenk praktisk når du lager dine rutiner.

I internkontrollforskriften er det krav om at disse rutinene er skriftlige:

  • Rutiner for hvordan dere håndterer avvik og retter opp disse (§5.4)
  • Rutiner for hvordan dere hindrer at avvik gjentar seg (§5.5)
  • Rutiner for hvordan dere sjekker at det dere har skrevet og det dere gjør stemmer overens (internrevisjon) (§5.7)
  • Rutiner for hvordan dere holder internkontrollen oppdatert (dokumentstyring) (§5.8)

Som importør må du i tillegg utarbeide skriftlige rutiner for (listen er ikke uttømmende):

  • Forhåndsvurdering
  • Mottakskontroll
  • Sporbarhet og tilbaketrekking av produkter

Hva er en forhåndsvurdering?

Som importør er du ansvarlig for at matvarene du importerer er trygge og at reglene for import er fulgt. Du må derfor ha rutiner som sikrer at matvarene er tillatt å omsette i Norge.

Eksempler på punkter som du må vurdere før du tar inn matvaren er:

  • Hvilke regler (forskrifter/lover) gjelder for mitt produkt?
  • Finnes det importrestriksjoner på produktet?
  • Må produktet framvises for grensekontroll?
  • Kreves det helsesertifikater eller analysesertifikater ved import?
  • Er leverandøren pålitelig og tar de analyser for å kontrollere at kvaliteten er som avtalt?
  • Er merkingen korrekt eller må det gjøres endringer? Merkingen skal være på norsk eller et språk som i stavemåte ligner norsk. Merkingens formål er å gi forbrukerne tilstrekkelig og korrekt informasjon. Den skal ikke villede forbrukerne. Les mer om merking av mat.
  • Hvilke farer kan det være i forbindelse med import av denne matvaren? Eksempler: Sykdomsfremkallende mikroorganismer (f.eks. Salmonella, Escherichiae coli og Norovirus), ulovlige tilsetningsstoffer, rester av plantevernmidler, ulovlig innhold av genmodifiserte organismer (GMO), innhold av fremmedstoffer (f.eks. tungmetaller, mykotoksiner og legemiddelrester)
  • Bør det utarbeides en plan for å ta ut prøver av produktet? I så fall hva bør produktet analyserer for, hvor ofte og når på året.

I tillegg til skriftlige rutiner som beskriver hvordan du gjennomfører forhåndsvurdering av matvarene du tar inn, må du dokumentere at den er gjennomført.

Nyttige lenker for å vurdere farer:

Trygge frukt og grønnsaker er virksomhetens ansvar 

Hvilke smittestoffer og matvarer kan du ha blitt syk av? 

Hva er en mottakskontroll?

Første mottaker skal føre register over importerte matvarer, og sjekke at hvert eneste vareparti er i samsvar med reglene før det distribueres videre. Registeret skal inneholde avsenders navn og avsenderland, varepartiets produksjonsland, mengde varer, varegrupper med angivelse av tolltariffnummer (8 siffer) i henhold til inndeling i norsk tolltariff, og dato for mottak. Plikter for importør og første mottaker er beskrevet i Importkontrollforskriften. Les mer om plikter for importør og første mottaker av næringsmidler.

I tillegg til register over mottatte varepartier, må du som importør i samarbeid med første mottaker, utarbeide rutiner for en fysisk mottakskontroll.

Eksempel på punkter som kan være aktuelle å kontrollere:

  • Er merkingen på norsk eller må produktene merkes om
  • Er holdbarheten tilstrekkelig
  • Er temperaturkrav oppfylt
  • Er det behov for prøveuttak
  • At medfølgende dokumentasjon er riktig (f.eks. hygienesertifikat, transportdokumenter)
  • Sporbarhet: kan produktet spores ett trinn frem (mottaker/kunde) og ett trinn tilbake (leverandør)

Importør er ansvarlig for å dokumentere at den fysiske mottakskontrollen er gjennomført ved hver eneste innførsel. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av sjekklister. 

Hva menes med rutine for tilbaketrekking og sporbarhet?

Det er ditt ansvar som importør å reagere raskt når du får informasjon om mat og drikke som ikke er trygge. Du må vite hvordan du håndterer en slik situasjon, og ha gode rutiner for sporbarhet og tilbaketrekking/tilbakekalling. Tilbaketrekking er å fjerne utrygg mat fra markedet før den når forbruker, mens ved tilbakekalling har produktet nådd forbruker.  

Du må på forhånd ha definert når et produkt skal tilbaketrekkes/tilbakekalles. Husk også rutiner for varsling til Mattilsynet, og rutiner for å gi informasjon til kunder og/eller publikum i de tilfeller det er aktuelt.

For å sikre målrettet tilbaketrekking av mat og drikke, må produktene kunne spores. Du må kunne spore et spesifikt produkt ett ledd fram (mottaker) og ett ledd tilbake (leverandør). Produktene kan ofte identifiseres via lotnummer, produksjonsdato og lignende. Oppbevaring av faktura og skriftlige registreringer i mottakskontroll kan være viktig dokumentasjon på sporbarhet.

Sporbarhet og systemer for å håndtere sporbarhetsopplysninger gir ikke trygge næringsmidler i seg selv, men er en forutsetning for at du skal kunne trekke tilbake næringsmidler som ikke er trygge. 

Les mer om sporbarhet i Veileder om sporbarhet for mat og drikke inkludert kosttilskudd

Fant du det du lette etter?