TRACES NT - Elektronisk godkjenning av importsertifikater for økologiske produkter


Publisert 29.09.2017 | Sist endret 26.10.2017

Importsertifikater for økologiske produkter skal godkjennes av Mattilsynet elektronisk. Importører og første mottakere av økologiske produkter må derfor ta i bruk EU-databasen TRACES NT. Dette kravet trådte i kraft 19. oktober 2017.

Første mottaker er den første virksomhet eller person som etter import direkte mottar eller foretar en fullstendig oppdeling av et vareparti.

Felles EU-database for elektronisk godkjenning

For importerte økologiske produkter skal godkjenning av importsertifikater foregå i en helt ny plattform av den felles EU-databasen TRACES NT (Trade Control and Expert System New Technology). Det er derfor ikke samme TRACES-versjon som benyttes for andre områder som f.eks. for levende dyr og visse animalske produkter.

Fortsatt krav til papirutgave av originalsertifikatet

I tillegg til elektronisk godkjenning av importsertifikatet, er det et krav om at originalsertifikatet skal være papirutgave med underskrift fra Mattilsynet. Dette fordi det ennå ikke er mulighet for elektronisk signatur i TRACES. Det er fortsatt krav om at importører skal melde import av økologiske varepartier i MATS minimum 24 timer før ankomst. Det er derfor ikke mulig kun å melde import i TRACES, siden det foreløpig ikke er en egen boks for melding av forventet ankomst tidspunkt og at varslingssystemet for nye meldinger ikke fungerer tilfredsstillende i TRACES ennå.

Hvordan få tilgang til TRACES?

For å få tilgang til TRACES må du ha et eget brukernavn og passord, og deretter få en egen rolle i systemet. Importører og førstemottakere skal velge rollen som «operator». Videre velges aktiviteten «importer» for virksomheter som er importører og førstemottakere. For virksomheter som kun er førstemottakere velges ikke videre aktivitet, men beholder kun «organic operator» som rolle. Speditører som gjennomfører en del av oppgavene til importører kan få tilgang til systemet under aktiviteten «RFD – responsible for the load».

På grunn av egne tollregler i Norge, er det ingen forpliktelse for importører å ha et eget EORI-nummer (identifikasjonsnummeret er kun obligatorisk for importører i EU). I TRACES er andre identifikasjonsnummer tilgjengelig for bruk (f.eks. organisasjonsnummer).

Fremgangsmåten for dette er beskrevet i denne guiden: Login guide TRACES

Når du har registrert deg, så kan du logge inn på TRACES her: https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Meld fra om brudd på økologiregelverket

Alle involverte parter (importør, førstemottaker, Mattilsynet) må melde fra om brudd på økologiregelverket. Dette gjøres via det elektroniske sertifikatet, hvor det er det en direkte forbindelse til databasen OFIS (Organic Farming Information System). Slike meldinger (notifiseringer) kommer til Mattilsynet som godkjenner, før det blir synlig i OFIS og meldingen blir sendt til eksportlandet for oppfølging.

Hvem har ansvar for ulike deler av importsertifikatet?

Steg 1: Kontrollorganet som kontrollerer den virksomheten som gjennomfører siste foredling av produktet i tredjelandet oppretter sertifikatet i TRACES. De bekrefter at de har kontrollert det økologiske partiet, og at det er produsert etter økologiregelverket. Kun godkjente kontrollorgan har tilgang til TRACES. Importører har også muligheten til å opprette sertifikatet i TRACES.

Steg 2: Importør i Norge fyller inn alle nødvendige opplysninger om importpartiet.

Steg 3: Mattilsynet godkjenner partiet.

Steg 4: Førstemottaker bekrefter at de har gjennomført mottakskontrollen.

Hvordan godkjenner Mattilsynet importpartiet?

Mattilsynet har ansvar for å kontrollere importpartier med økologiske produkter. Det er et krav til 100% dokumentasjonskontroll av hvert parti. Videre skal det gjøres en risikovurdering av behovet for identitetskontroll og fysisk kontroll av partiet.

Fordeler ved nytt elektronisk system

Et elektronisk system forebygger falske sertifikater. Det er kun godkjente kontrollorgan i eksportlandet som kan opprette sertifikater. Videre er det kun mulighet for kontrollorgan å opprette sertifikat for produktgrupper de har godkjenning for.

Viktige tips for bruk av sertifikatet

  • På den første siden i TRACES er det mulig å få tips og hjelp ved å trykke på «hjelp-knappen».
  • Ved å trykke på «certificates», og deretter «search», får dere frem sertifikater som er lagt inn for videre behandling. 
  • Hver enkelt har kun skrivetilgang til boksene som skal fylles ut i sertifikatet. Dette vil variere om det er Mattilsynet, importør eller førstemottaker.
  • Importør velger den Regionen i Mattilsynet hvor førstemottaker i Norge har adresse (BCP) for godkjenning av sertifikatene.
  • Obligatoriske bokser er merket med «rød stjerne»
  • På grunn av egne tollregler i Norge, er det ingen forpliktelse for importører å ha et eget EORI-nummer (identifikasjonsnummeret er kun obligatorisk for importører i EU).
  • Når importør melder forsendelsen i MATS, er det en stor fordel å merke forsendelsen med det unike sertifikatnummeret i TRACES.
  • Importør har en ny forpliktelse om å påføre økologisertifikatnummeret i tolldeklareringen. Dette skal oppgis i tolldeklarasjonsrubrikk nr. 44 med bokstavkoden TXT og henvisning til sertifikatet. Rubrikken kan maksimalt ha 17 tegn (karakterer) etter TXT på tolldeklarasjonen.
  • Obligatoriske bokser er merket med «rød stjerne»

Kontaktinformasjon

For spørsmål, ta kontakt med ditt nærmeste avdelingskontor, tlf. 22 40 00 00.

Fant du det du lette etter?