Importsertifikater for økologiske produkter i Traces

Publisert 29.09.2017     Sist endret 22.06.2021

Alle økologiske varepartier som importeres fra tredjeland skal medfølge et importsertifikat som skal godkjennes av Mattilsynet elektronisk i TRACES (TRAde Control and Expert System).

 

Ikke lenger krav til papirutgave av originalsertifikatet

Mattilsynet kan godkjenne importsertifikat (COI) for importerte økologiske varepartier fra tredjeland elektronisk i TRACES. Dette gjøres ved en godkjent elektronisk signatur («e-seal») i TRACES, og det er ikke krav om papiroriginal av importsertifikatet i tillegg. Ved bruk av elektronisk signatur må kontrollorganet som godkjenner det økologiske varepartiet i tredjeland også benytte slik signatur. Det er imidlertid gjort et unntak fra økologiregelverket på grunn av Covid-19 som gjør at kravet til papiroriginaler fravikes i en periode, i hvert fall fram til 31. desember 2021.

Det er en mulighet i TRACES å melde ankomsttidspunkt (under boks 9). Estimert ankomsttid kan legges inn og redigeres av både eksportør, importør og kontrollorgan som oppretter sertifikatet. Når kontrollorganet i tredjeland har signert i importsertifikatet (COI), så stenges imidlertid denne rubrikken for videre redigering. Det er et krav om at importør skal melde import av økologiske varepartier minimum 24 timer før ankomst. Importør har mulighet til å melde forventet ankomsttid til Mattilsynet i MATS (skjematjenesten).

Hvordan få tilgang til TRACES?

For å få tilgang til TRACES må du ha et eget brukernavn og passord, og deretter få en egen rolle i systemet. Importører og førstemottakere skal velge rollen som «operator». Videre velges aktiviteten «importer» for virksomheter som er importører og førstemottakere. For virksomheter som kun er førstemottakere velges ikke videre aktivitet, men beholder kun «organic operator» som rolle. Speditører som gjennomfører en del av oppgavene til importører kan få tilgang til systemet under aktiviteten «RFD – responsible for the load».

På grunn av egne tollregler i Norge, er det ingen forpliktelse for importører å ha et eget EORI-nummer (identifikasjonsnummeret er kun obligatorisk for importører i EU). I TRACES er andre identifikasjonsnummer tilgjengelig for bruk (f.eks. organisasjonsnummer).

Fremgangsmåten for dette er beskrevet i denne guiden: Login guide TRACES

Når du har registrert deg, så kan du logge inn på TRACES her: https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Meld fra om brudd på økologiregelverket

Alle involverte parter (importør, førstemottaker, Mattilsynet) må melde fra om brudd på økologiregelverket. Dette gjøres via det elektroniske sertifikatet, hvor det er det en direkte forbindelse til databasen OFIS (Organic Farming Information System). Slike meldinger (notifiseringer) kommer til Mattilsynet som godkjenner, før det blir synlig i OFIS og meldingen blir sendt til eksportlandet for oppfølging.

Hvem har ansvar for ulike deler av importsertifikatet?

Steg 1: Kontrollorganet som kontrollerer den virksomheten som gjennomfører siste foredling av produktet i tredjelandet oppretter sertifikatet i TRACES. De bekrefter at de har kontrollert det økologiske partiet, og at det er produsert etter økologiregelverket. Kun godkjente kontrollorgan har tilgang til TRACES. Importører har også muligheten til å opprette sertifikatet i TRACES.

Steg 2: Importør i Norge fyller inn alle nødvendige opplysninger om importpartiet.

Steg 3: Mattilsynet godkjenner partiet.

Steg 4: Førstemottaker bekrefter at de har gjennomført mottakskontrollen.

Første mottaker er den første virksomhet eller person som etter import direkte mottar eller foretar en fullstendig oppdeling av et vareparti.

Hvordan godkjenner Mattilsynet importpartiet?

Mattilsynet har ansvar for å kontrollere importpartier med økologiske produkter. Det er et krav til 100% dokumentasjonskontroll av hvert parti. Videre skal det gjøres en risikovurdering av behovet for identitetskontroll og fysisk kontroll av partiet.

Fordeler ved elektronisk system

Et elektronisk system forebygger falske sertifikater. Det er kun godkjente kontrollorgan i eksportlandet som kan opprette sertifikater. Videre er det kun mulighet for kontrollorgan å opprette sertifikat for produktgrupper de har godkjenning for.

Viktige tips for bruk av sertifikatet

  • På den første siden i TRACES er det mulig å få tips og hjelp ved å trykke på «hjelp-knappen».

  • På forsiden står også en oversikt over sertifikater til behandling.

  • Hver enkelt har kun skrivetilgang til boksene som skal fylles ut i sertifikatet. Dette vil variere om det er Mattilsynet, importør eller førstemottaker.

  • Det er viktig at importør velger den Regionen i Mattilsynet hvor førstemottaker i Norge har adresse for godkjenning av sertifikatene.

  • Obligatoriske bokser er merket med «rød stjerne»

  • På grunn av egne tollregler i Norge, er det ingen forpliktelse for importører å ha et eget EORI-nummer (identifikasjonsnummeret er kun obligatorisk for importører i EU).

  • Importør har en ny forpliktelse om å påføre økologisertifikatnummeret i tolldeklareringen. Dette skal oppgis i tolldeklarasjonsrubrikk nr. 44 med bokstavkoden TXT og henvisning til sertifikatet. Rubrikken kan maksimalt ha 17 tegn (karakterer) etter TXT på tolldeklarasjonen.

Fant du det du lette etter?

Publikasjoner

Les mer

Kontaktinformasjon

For spørsmål, ta kontakt med ditt nærmeste avdelingskontor, tlf. 22 40 00 00.



Publikasjoner

Les mer

Kontaktinformasjon

For spørsmål, ta kontakt med ditt nærmeste avdelingskontor, tlf. 22 40 00 00.